El “Boom” de los Eventos
Cado año se llevan a cabo más eventos, tanto a nivel nacional como internacional: desde eventos que reúnen a profesionales para reuniones de networking y negocios, como así también para recreación y entretenimiento. Un claro ejemplo es el mega evento Lollapalooza Argentina, el cual congrega a más de 100 bandas de música en 5 escenarios, durante 3 días seguidos y miles de fanáticos.
No obstante, ya sea el Lollapalooza, el Dakar o la Reunión del G20, cualquier tipo de evento require planificar en detalle toda la jornada porque cualquier mínimo descuido puede derivar en problemas que no fueron previstos. La organización de eventos demanda una inteligencia logística precisa y un fuerte proceso de coordinación.
En este artículo vamos a contarte algunas cuestiones a tener en cuenta a la hora de planificar la logística de translado en cualquier tipo de evento, teniendo en cuenta que la mayoría de las cargas en Argentina se hacen con camiones. ¡Prestá atención!
Los tipos de Eventos más Frecuentes
A continuación, presentamos un listado de los eventos más comunes en los cuales es necesario tener presente la carga y el transporte de diferentes elementos para que el evento transcurra con éxito son:
- Conciertos y shows en vivo,
- Ferias,
- Conferencias nacionales e internacionales,
- Lanzamientos de nuevos productos,
- Conferencias de prensa,
- Competiciones deportivas como el TC 2000 o el Rally de Córdoba,
- Sesiones de cine, publicidad y fotografía,
- Juegos y competencias sociales,
- Eventos organizados al aire libre,
- Contrataciones privadas,
- Muestras educativas como museos históricos.
Al momento de realizar eventos sociales siempre es necesario tener en cuenta cómo se transportan los diferentes elementos usados por en estas situaciones, tales como equipos de sonidos, escenografía, soportes, estructuras metálicas, cartelería, muebles, y todo aquello que hace que nuestro evento ocurra según lo planeado, sin sorpresas.
Las claves de la Planificación Logística
La logística es una pata fundamental de un evento para que el mismo se lleve a cabo perfectamente, pero también es una de las partes más costosas del mismo, justamente porque garantiza que muchos aspectos queden cubiertos y bajo control.
Si contas con un servicio de logística confiable para tus eventos, vas a poder gestionar y planificar todas las actividades, contar con lo suministros necesarios tales como el mobiliario requerido, recursos multimedia y audiovisuales, producción y almacenaje de productos y servicios de distribución y hasta cambios de montaje entre otros.
Algunos de los beneficios de planificar la logística para tu evento son:
- Ahorrar costos operativos en pre-producción, el transcurso del evento y la etapa final (“desarmado del evento”).
- Minimizar las “sorpresas”, al tener proveedores confiables, presupuestos transparentes y rutas preestablecidas.
- Hacer foco en las actividades centrales de tu evento, al delegar la logística de traslalado a un proveedor con experiencia.
- Mejorar la experiencia de los asistentes o participantes.
¿Cómo Gestionar Rutas y Traslados?
Al momento de contratar la logística para tu evento, deberás tener en cuenta las necesidades de transporte que tengas, especificando canales y tiempos de traslado. Un caso típico es el de bandas de música que inician su show en una provincia y al día siguiente lo repiten en otra: aquí la logística cumple un rol fundamental y no puede fallar.
Planificar con tiempo también te va a permitir saber cuáles son las vías de entrada y salida para poder gestionar permisos en caso de ser necesario (por ejemplo, si necesitas hacer descargas en zonas urbanas céntricas). En dichos casos es necesario conocer la ubicación del evento, el horario, estimar el tráfico y ponderar otras variables (el clima por ejemplo).
Los requerimientos y accesibilidad, que van a variar según la localización del lugar, también serán importantes definir para que la planificación resulte exitosa.
Más Capacidad de Carga, Menos Traslados
Cuando es necesario trasladar equipamiento y montaje para eventos muy grandes, la eficiencia logística se traduce en todos los casos como mejoras en la competitividad. Una mayor capacidad de carga incrementa la productividad y reduce costos, por lo que seleccionar las unidades correctas es fundamental al momento de planificar cualquier acontecimiento social.
En Rigar, contamos con una moderna flota de transporte integrada por más de 150 unidades; en la actualidad nuestros vehículos ofrecen hasta un 25% más de capacidad de carga que la media nacional. ¡La máxima es de 55 toneladas con nuestros semirremolques playos!
Nuestras unidades están especialmente acondicionadas para todo tipo de eventos, tenemos personal idóneo trabajando continuamente en los talleres y manejamos la documentación de los camiones y del chofer, de manera que no deban hacer paradas extra en ruta y demoren los tiempos de la logística.
Si se trata de una gira más complicada donde los tiempos son cortos, se estipulan previamente con el chofer las rutas a recorrer para que todo salga bien.
